Als S6 im Katastrophenabwehrstab - Tag 1

Microsoft Teams in Zeiten der Krise aus meiner Sicht

Martin Pils, S6 im Katastrophenabwehrstab (KAST) eines Bezirks


Tag 1 – 13.03.2020

Der Katastrophenabwehrstab des Bezirks wurde in Einsatzbereitschaft versetzt.

Jetzt beginnt für mich als S6 (Zuständig für Kommunikation) die Arbeit. Bisherige Einsätze konnten in Stäben, die vor Ort zusammen (in physischer Nähe) arbeiten, abgearbeitet werden.

Das ist diesmal nicht der Fall. Erschwerend kommt hinzu:

1.      Die Situation kam überraschend und völlig ungeplant.

2.      Zu dieser Situation kennen wir keine Referenzen (Das gab es so noch nie!)

3.      Wir wissen nicht, wie lange diese Situation andauern wird.

Physische Nähe ist nicht möglich, also müssen wir eine andere Lösung finden.

Diese lautet nach kurzem Überlegen Microsoft Office 365 und Teams. Dieses Produkt kenne ich aus meiner beruflichen Tätigkeit sehr gut und war rasch davon überzeugt, dass es unsere Anforderungen, an die dislozierte Zusammenarbeit und Kommunikation vorwiegend auch mit Video, erfüllen würde.

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Dieses wurde vom Technischen Einsatzleiter genehmigt und ich habe mich an die Arbeit gemacht.

Nach der Entscheidung für die Plattform stellen sich sofort einige Fragen:

  • Wie muss ich das Team aufbauen, damit es die ersten Anforderungen an die Informationsübermittlung und die Möglichkeiten von Videotelefonie gedeckt sind?
  • Ich habe Kameraden von 20-65 Jahren im Stab. Manche sind IT affin, andere nicht so sehr. Wie kann ich diese schnellstmöglich und effizient an Bord holen?
  • Wie erstelle ich eine „Schnellstart“ Anleitung, die für alle verständlich genug ist, um den Weg zur gemeinsamen Plattform zu finden?

 

An Tag 1 habe ich also ein grundlegendes Team eingerichtet.

Notwendige Kanäle erstellt. Ausreichend dokumentiert und in Anleitungen verpackt.

Danach eine Gesamt „Onboarding Information“ erstellt, die mit einem begleitenden E-Mail an die Kameraden per E-Mail versendet wurde. Danach wurden alle Mitglieder der betreffenden Stäbe in das Team hinzugefügt.

Innerhalb von wenigen Stunden hatten es alle geschafft, den Weg dahin zu finden. Teils mit telefonischer Hilfe, in wenigen Fällen unter Zuhilfenahme einer Fernwartungssoftware.

Wenig später liefen bereits die ersten Versuche mit 1:1 Videotelefonie. So mancher Kamerad ist noch rasch zum Fachhandel um Webcam und Headset aufgebrochen, um hier auch gerüstet zu sein.

In wenigen Fällen wurde im ersten Schritt schon das Smartphone dafür fit gemacht.

Am selben Tag wurde noch einige grundlegenden Anleitungen erstellt und schon via Teams zur Verfügung gestellt. Damit war Schritt eins erledigt.

Nein, nicht ganz. Da der Umgang mit dem neuen Werkzeug geübt werden muss – wurde noch ein Kanal „Übungsplatz“ dazugestellt. Das ist der Ort, wo die Kameraden die Funktionen erkunden können. Getrennt vom tatsächlichen Einsatzgeschehen.


Damit schließe ich Tag 1

Martin Pils