Microsoft Teams in Zeiten der Krise aus meiner Sicht
Martin Pils, S6 im Katastrophenabwehrstab (KAST) eines Bezirks
Tag 2 – 14.03.2020
Damit starten wir in Tag 2 unseres tatsächlich gerade stattfindenden Szenarios.
An Tag 1 wurden schon die Vorbereitungen getroffen und die meisten User ins System gelotst.
Heute liegt der Schwerpunkt darin die App auf den Smartphones zu installieren und in Betrieb zu nehmen, damit hier auch eine mobile Kommunikation, mit Schwerpunkt auf die Chatfunktion, gegeben ist. Der zweite Schwerpunkt heute ist die Organisation des Betriebs.
Es ist ja jetzt alles anders als bisher. Die Prozesse die wir uns in den letzten Jahren erarbeitet haben, basieren zu einem wesentlichen Teil darauf dass wir vor Ort, in sogenannten Zellen organisiert Stellung beziehen. Praktisch – „Auf Zuruf“ – sitzen und gemeinsam arbeiten.
(Ich vermisse meine physische Lagekarte, werde Sie im Homeoffice nachbauen.)
Zu den Smartphones
Aufgrund der räumlichen Trennung ist das auch nicht ganz so easy wie sonst. Aber da alle Bedarfsträger enorm motiviert bei der Sache sind, schaffen wir auch das.
Also wieder eine neue Anleitung erstellen, diese den Usern, jetzt bereits über die gemeinsame Plattform Teams zur Verfügung stellen. Ein engagierter junger Kamerad erstellt eine Anleitung für das iPhone und gleich auch noch auf Android. Sauber bebildert und gut aufbereitet.
Diese Anleitung hilft durch den Prozess. Klappt sehr gut.
Die erste virtuelle Stabssitzung!
Am Nachmittag des zweiten Tages wird die erste Stabssitzung mit Lagebesprechung virtuell abgehalten, auch das stellt kein Problem dar. Der eine oder andere Kamerad wird sich gerade jetzt noch deutlicher der Notwendigkeit von Webcam und Headset bewusst.
(Man muss dazu erwähnen, dass in den Geschäften vor Ort, keine mehr zu haben waren.)
Die Disziplin ist allerdings hervorragend, jeder aktiviert von sich aus die Kamera, was eine effiziente und „persönliche“ Zusammenarbeit sehr erleichtert. Die Darstellung von 4 Personen in einem Teams Meeting wirft kurz fragen auf. Aber da der aktuelle Sprecher immer auf dem Bildschirm erscheint ist das nicht weiter zu diskutieren.
Learning: Als Organisator hat man die Möglichkeit die Mikrophone der Teilnehmer gesamt stumm zu schalten was den Geräuschpegel durchaus positiv beeinflusst, während der Chef spricht. Der Wiedereinstieg ins Gespräch ist einfach, jeder Teilnehmer kann sein Mikro selber wieder anschalten.
Tag 2 ist für den S6 auf der einen Seite mit technischen Fragen behaftet, aber jetzt geht’s an das Organisatorische. Auch die eigene Abteilung muss eingerichtet werden. Also wird mittels Teams Chat die Lage bei den Stellvertretern abgefragt und kurzfristig zurückgemeldet.
Dinge wie die eigene Situation spielen hier eine besondere Rolle.
- Bist du dienstfrei gestellt?
- Hast du unter Tags- oder in der Nacht eher Zeit?
- Arbeitest du im Homeoffice oder bist du unterwegs?
- Gehörst zu zu einer Risikogruppe... (samt Erklärung wer nun ein Risiko hat)
All diese Dinge müssen geklärt werden, um im Einsatzfall dann auch einen 24h Support anbieten zu können. Auch wenn die Technik in weiten Teilen sehr intuitiv und einfach zu bedienen ist, tauchen doch immer wieder Detailfragen und bestimmte Probleme auf.
Tag 2 endet dann mit der Erstellung von zentralen (Link)Listen und deren Einbettung in den passenden Kanal, um von dort aus rasch zu externen Informationsseiten zu gelangen.
Damit schließe ich Tag 2, mit der Erkenntnis dass wir eingedenk der Umstände einen ziemlich reibungslosen Start hingelegt haben. Morgen muss ich mich um das Informationsmanagement kümmern....
Martin Pils