Microsoft Teams in Zeiten der Krise aus meiner Sicht
Martin Pils, S6 im Katastrophenabwehrstab (KAST) eines Bezirks
Tag 3 – 15.03.2020
Gestern – Sonntag - war also Tag 3
Heute steht das Informationsmanagement an. In vergangenen Tagen und „normalen“ Einsätzen – was sind denn für einen KAST normale Einsätze? – haben wir von Beginn an, eine Meldesammelstelle eingerichtet die für die Kanalisierung der Ein- und Ausgehenden Meldungen Sorge trägt. Dabei drängen sich heute andere Fragen auf...
- Wie bilden wir das remote ab?
- Wie sieht der neue Postlauf aus?
- Welche Regeln brauchen wir?
Aber zu Beginn steht die Planung, statt dem Kirchgang und dem Frühschoppen ein Webinar zum Umgang mit Teams einzurichten. Also erstelle ich einen Termin mit kurzer Agenda und stelle diesen Termin direkt in den Kanal in Teams. (Das ist eine wirklich coole Sache!) Damit ist er einfach zu finden und für jene die online kommen, nicht zu übersehen!
Statt in der Kirche oder am Stammtisch treffen wir uns heute mit Kaffee vorm heimatlichen PC.
Sinn der Sache ist, den Kameraden die wichtigsten Funktionen zu erklären, sowie die ersten auftauchenden Schwierigkeiten gleich mit allen zu besprechen.
- Was ist eigentlich Teams?
- Wie klappt das mit Team und Kanälen?
- Was sind Tags und wie markiere ich Personen oder ganze Gruppen?
- Wie erstelle ich Beiträge?
- Wo sind die Dateien?
- Wie kann ich was bearbeiten?
- Wie erstelle ich Unterhaltungen?
- Etc…
Die Möglichkeit den eigenen Bildschirm bzw. einzelne Fenster mit den Teilnehmern zu teilen, ist hier eine tolle Sache die solche Schulungen extrem flexibel und einfach machen.
Im Laufe dieses Webinars werden mindestens 2 Punkte klar:
- Aufgrund der vielen genutzten Informationskanäle und der hohen Anzahl und Frequenz von Mitteilungen sind jene Kameraden die das nicht gewohnt sind, sehr damit beschäftigt Infos zu kanalisieren und zu sortieren. Was ist wichtig, was nicht? Diese Situation wird sich mit Montag, wo natürlich auch die berufliche Tätigkeit in irgendeiner Form weitergeht, weitergehen muss, nicht verbessern.
- Kontinuität - Es stellt sich auch klar heraus, dass es unumgänglich ist einen „Regelbetrieb“ aufzubauen um Kontinuität in die Sache zu bringen.
Diese zwei Punkte arbeite ich nach dem Webinar ab
Dazwischen erreicht uns eine Videobotschaft vom Landesfeuerwehrkommandanten. https://www.youtube.com/watch?v=BODX83BnCKA&feature=youtu.be
Es zeichnet sich also ab, dass wir unseren virtuellen Stabsraum tatsächlich brauchen werden.
Als erstes überlege ich eine Kommunikationsrichtlinie. Welche Kanäle der Kommunikation sollen wofür genutzt werden und über welche Kanäle erreiche ich welche Empfänger? In welcher Zeit und Intervallen?
Als zweites suche ich einen Termin für eine „tägliche Lagebesprechung“. Dies gestalte ich über Forms.
Forms ist dafür wunderbar geeignet. In wenigen Minuten ist ein Fragebogen erstellt.
Dieser Fragebogen mit möglichen Zeiten für das tägliche Meeting wird dann via Teams veröffentlicht und innerhalb kurzer Zeit habe ich ausreichend Rückmeldungen um die Zeit festzulegen.
Danach bringe ich diese beiden Punkte in einen Kommunikationsrichtlinie. Diese stimme ich mit dem TEL (Technischen Einsatzleiter) ab und sende diese aus. So – klare Regeln erleichtern den Dienstbetrieb!
Eine Terminserie für dieses täglich stattfindende Meeting wird direkt in Teams erstellt. Die Keyplayer werden gesondert über die Kalendereinladung hinzugefügt. Zudem wird auch dieses Meeting im Kanal geteilt.
Learning: Das Meeting scheint sofort auf, auch wenn der erste Termin erst für den Montag angesetzt ist. Hat dazu geführt, dass überraschend am Sonntag Abend schon der Stab versammelt war, und wir kurzfristig eine Generalprobe durchführen konnten. Flexibilität ist alles. Aber das können wir.
Mein Stellvertreter arbeitet in dieser Zeit eine Vorlage aus für eine Übersicht hinsichtlich Verfügbarkeiten und Dienstpläne. Diese werden wir vermutlich in den kommenden Tagen noch gut brauchen können.
Damit schließe ich Tag 3 – Informationsfluss geregelt.