Als S6 im Katastrophenabwehrstab - Tag 5

Microsoft Teams in Zeiten der Krise aus meiner Sicht

Martin Pils, S6 im Katastrophenabwehrstab (KAST) eines Bezirks

Tag 5 – 17.03.2020

Dienstag - Viele Anfragen!

 Neben dem Ausbau des Informationsmanagement im Stab, war der heutige Tag überwiegend geprägt mit Anfragen. Anfragen von Kunden aus meinem Hauptberuf, (Solution Architect) aber immer mehr auch von S6 anderer Einsatzstäbe.

Haupttenor ist bei allen. Wir haben es geschafft einen Microsoft Tenant in Betrieb zu nehmen und können uns jetzt per Video unterhalten. Wie geht es jetzt weiter?

Das ist ein Meilenstein.

1. Wo legen wir Dateien ab?
2. Wie können wir den Informationsfluss verbessern?
3. Wie machen wir dies und jenes, wenn wir uns nicht treffen dürfen?

Wie ich aber schon vor einigen Tagen geschrieben habe, ist es mit Video nicht getan, es ändern sich Abläufe und Prozesse. Die Zusammenarbeit ändert sich grundlegend und viele Herausforderungen gehen damit einher.

Die Geschäftsprozesse werden sich ändern.

Das ist so. Wir müssen damit umgehen.

Das ist hier im Einsatzstab nichts anderes als in den Unternehmen, mit denen ich heute gesprochen habe. Für viele Anforderungen gibt es recht einfach umzusetzende Maßnahmen, die rasch implementiert sind und oft sogar die Effizienz steigern.

Konkrete Fälle von heute:

• Weiterleitung von Emails in einen Teams Kanal, um sicherzustellen, dass Bedarfsträger an zentraler Stelle diese Informationen erhalten. OHNE dazu das E-Mail erst weiter verteilen zu müssen.
•  Mit dem „Daumen hoch Symbol“ anzeigen, dass dieser Part der Arbeit übernommen wurde.
•  Tags in Teams um Personengruppen zusammenzufassen und sehr einfach über wichtige Inhalte in Kenntnis zu setzen.

Wie verhalte ich mich online? Und gerade zu dieser Frage freut mich der Artikel meines geschätzten Kollegen. @Christian Decker, ist sicher einer der erfahrensten Kollegen die ich im Bereich Communication und Collaboration kenne.

Microsoft Teams in der Krise?!

Offenbar steigt die Zahl derer die nun Teams nutzen, schneller als die Corona Fälle. Ein Glück. Microsoft kommt mit dem Ausbau der Kapazitäten kaum nach. Das hat uns Microsoft auch mitgeteilt.

Nichts desto trotz, es gab hier bei uns keine Ausfälle oder Einschränkungen die den Dienstbetrieb maßgeblich beeinflusst hätten. Das eine oder andere „hoppala“ sei verziehen, wenn man in so kurzer Zeit derart expandieren muss.

Das muss ein anderer zuerst einmal hinbekommen.

Hier ein wirklich großes Lob an #Microsoft!

Die Anfragen meiner S6 Kameraden aus anderen Stäben, bezogen sich vorwiegend auf das Informationsmanagement im Stab.

Wie macht ihr dies? Wie habt ihr jenes geregelt?

Dank der Möglichkeit meinen Bildschirm, bzw. einzelne Fenster mit dem Gegenüber zu teilen, ist es sehr einfach möglich diese Dinge statt zu erklären einfach herzuzeigen!

Schau, das ist unsere Struktur, hier haben wir dies, da ist jenes.

JA, noch etwas, was ich schon an Tag 1 hätte gut brauchen können. Die Kameraden vom #Bundesfeuerwehrverband haben hervorragende Arbeit geleistet und ein wirklich klasse HowTo gebaut.

Das ist heute bei uns angekommen.

Danke sehr herzlich dafür!

Zum Schluss eines langen Tages noch ein Beispiel aus der Meldesammelstelle.

(Das ist der Brückenkopf der Kommunikation – in den Stab – aus dem Stab)

1. E-Mail kommt an die zentrale Adresse.
2. Dieses wird automatisch in einen privaten Kanal. (gestern erledigt) weitergeleitet.
3. Direkt in diesem Kanal hängt in einem Register das „Postbuch“ dort wird der Eingang erfasst. (immer noch kein Power Automate, dafür hatte ich heut wirklich keine Zeit)
4. Danach wird entschieden was mit der Information passiert, bzw. für wen Sie interessant ist.
5. Bedarfsträger werden im „Antworten“ Feld per @Name markiert und erhalten somit automatisch den Hinweis dass etwas wichtiges für Sie vorliegt. Wenn Sie bei den Aktivitäten klicken werden Sie direkt zum Beitrag geleitet und der wird farblich hervorgehoben. Also für normal sehende Menschen ein recht einfacher und deutlicher Weg um an die notwendige Info zu kommen.
6. Weil es aber in jeder Abteilung im Stab mehrere Personen gibt, die im Schichtdienst arbeiten, haben wir uns mit "Tags" beschäftigt. "Tags" sind eine coole Sache, da sie ermöglichen mehrere Nutzer in einem Schlagwort zusammenzufassen, S1, S2, S3…

Leider, ist dieses Feature offenbar den derzeit stattfindenden Ausbaumaßnahmen der Microsoft temporär zum Opfer gefallen, hat zumindest heute nicht funktioniert. Investigation aufgrund Zeitmangel bisher nicht zu machen.

Aber klappt auch anders. Wir können Krise.

Soweit Tag 5 aus dem Stab. Gute Nacht.

p.s. Wir haben die heutige abendliche Stabsbesprechung zudem aufgezeichnet, damit jene Kameraden, die es nicht geschafft haben, den Chef in O-Ton erleben können. Video auf Stream und direkt unter der Besprechung im Kanal. Das ist schon lässig.