Microsoft Teams in Zeiten der Krise aus meiner Sicht
Martin Pils, S6 im Katastrophenabwehrstab (KAST) eines Bezirks
Tag 7 – 19.03.2020
Prozesse ändern sich!
Zuerst kommt der Brotberuf. Auch hier brennt es an vielen Schauplätzen und auch hier betätige ich mich im weiteren Sinn als Feuerwehr.
- Wie kann ich dies und jenes jetzt machen?
- Wie kriege ich meinen (20 Jahre bewährten) Prozess online?
- Wie führe ich meine Mitarbeiter im Homeoffice?
Diese Fragen waren der heutige Einstieg in den Tag.
Und wie das Amen im Gebet kamen umgehend die unvermeidlichen Aussagen:
Aber das haben wir noch nie so gemacht!
Aber das haben wir schon immer so gemacht!
Nein! Haben wir nicht. Stimmt.
Ja! Haben wir. Stimmt.
Aber heute ist anders.
Ab heute läuft es anders.
Warum? Weil es muss.
Und wenn ich lese, dass diese Woche die Nutzung von Teams um 30% zugenommen hat, muss es das auch woanders.
Damit ändern sich Prozesse. Fakt.
Wir sind auch auf die nächste absehbare Zeit nicht in der Lage uns persönlich zu unterhalten. Wir sind nicht in der Lage uns zusammenzusetzen und gemeinsam – in einem Raum, rund um den Tisch sitzend - auf einen Monitor oder eine Leinwand zu schauen. Wir müssen aber unsere Aufgaben dennoch erfüllen. Ganz ohne Overheadprojektor oder Flipchart. (Ich liebe Flipchart!!!)
Unsere Umgebung hat sich verändert.
Das gilt im Katastrophenabwehrstab, genauso wie in vielen Unternehmen. Nach einer Woche mit Teams kommen wir nun zum Punkt, wo die Organisation sich deutlich verändert.
Althergebrachte Abläufe werden modernisiert, digitalisiert oder einfach abgeschafft.
Vieles was in physischen Umgebungen möglich ist, kann virtuell nicht nachgebaut werden, oder – es ist einfach nicht notwendig. Spannend ist, dass die Inputs nicht aus meiner Abteilung kommen sondern von den Sachgebieten direkt. "Dies und jenes wäre doch einfacher wenn.."
Statt eines Kurzzeichens am Meldeblock reicht ein „Daumen hoch“ beim Beitrag. Gelesen, Information angekommen. Protokolliert. Meldeblock ade!
Im Laufe des Tages durfte ich heute bei einem einstündigen Webinar den Anwesenden (fast 60 Teilnehmern) die Frage: „Wird Teams E-Mail ersetzen?“ beantworten. Diese Auflockerung zwischendurch hat wirklich gut getan.
Zwischendurch noch ein paar Fragen rund um Forms und Live Meetings abgeklärt.
Lage im Katastrophenabwehrstab: Im Zuge des Einsatzgeschehens ist es hier zum Glück noch eher ruhig, aber wir sind vorbereitet. Die (teil)-automatisierten Informationsläufe klappen. (Anleitungen sind der Schlüssel zum Erfolg)
Noch die Personaleinteilung für die kommenden Wochen klären, dann mach ich mal Pause.
Soweit Tag 7, eine Woche ist vorbei.
Teams ist für den KAST technisch seit 6 Tagen produktiv. Und die Macken vom Wochenanfang sind nicht mehr zu spüren.