Das OPA/OMA Prinzip bei der Einführung von Teams im Unternehmen

Das OPA/OMA Prinzip bei der Einführung von M365 und Teams im Unternehmen

 

In den allermeisten Fällen werde ich von Verantwortlichen aus der IT Abteilung eines Unternehmens eingeladen. Eingeladen, um darüber zu sprechen, wie man erfolgreich die Möglichkeiten Microsoft Teams im Unternehmen nutzen kann bzw. wie man eine entsprechende Einführung gestalten kann.

 

Um einen wesentlichen Baustein einer solchen Einführung bereits früh im Projekt zu klären habe ich für mich das OPA/OMA Prinzip entwickelt.

 

Wenn wir von Teams sprechen, sprechen wir von moderner Kommunikation und Kollaboration. Und natürlich sprechen wir auch von Technologie. Doch diese Technologie ist nicht Selbstzweck, wir betreiben Technologie nicht um der Technologie willen.

Mit der Einführung von Teams als Plattform haben wir zum Ziel die Abläufe im Unternehmen effizienter zu gestalten, Kolleginnen und Kollegen ein modernes Werkzeug an die Hand zu geben und digital erfolgreicher zusammenzuarbeiten.

Als allererstes müssen wir verstehen und akzeptieren, dass wir mit Menschen arbeiten. Der Mensch steht im Mittelpunkt dessen was wir erreichen wollen. In einem Unternehmen arbeiten Menschen in verschiedenen Ebenen vom C-Level bis in die einzelnen Abteilungen und Teams.

 

Wir verwenden das „P“ hier für die Personen. Diejenigen, die mit der zur Verfügung gestellten Technologie arbeiten. Diejenigen die den wahren Wert des Unternehmens darstellen. Hier werden die Prozesse definiert und abgearbeitet. Diese Personen müssen mit den Werkzeugen umgehen können, damit sich auch der gewünschte Erfolg einstellt. Teams ist eine Ansammlung moderner Werkzeuge.

 

Das „O“ steht für die Organisation, in der diese Personen tätig sind. Eingebettet in Teams, Abteilungen, Niederlassungen. Hier ist es speziell in international tätigen Unternehmen wichtig zu verstehen, dass wir innerhalb der Organisation auch unterschiedliche (Arbeits-)Kulturen berücksichtigen müssen.

 

Und schließlich steht das „A“ für Algorithmen, stellvertretend für die Technologie die wir verwenden.

 

Und daraus ergibt sich OPA (Organisation, Person, Algorithmus)

Bereits hier erkennen wir, dass die Technologie (A) nur einen Teil ausmacht – hier ein Drittel.

Aber wichtiger ist das P – steht in der Mitte – der Mensch im Mittelpunkt.

 

OPA macht alles, vom Vogelhausbau bis zum sonntäglichen Frühschoppen. Er spielt mit den Enkeln oder mit Freunden Karten. Er arbeitet im Garten oder sitzt gemütlich beim Kaffee. Und OPA schaut, dass der Laden läuft und – auch das müssen wir erkennen – OPA hält gern am Status Quo fest, auch das gehört zu seinen Aufgaben.

Dieser OPA steht hier auch als Synonym für die Mittlere Führungsebene auf Abteilungs- Niederlassungs- und Teamleiterniveau.

Wie das aber so ist, läuft das Familienleben nur dann rund, wenn der OPA von der OMA klare Aufgaben bekommt. Damit wir dann auch wissen, dass der Ausflug am Sonntag bei den Enkeln endet und nicht im Bierzelt.

 

OMA

Beginnen wir wieder mit dem „M“ – Sie haben es erraten, es steht für den Mensch. Auch hier im Mittelpunkt. Das „O“ wieder für die Organisation, an dieser Stelle aber auf Unternehmens- oder Konzernebene. Das „A“ wieder stellvertretend für die Technologie. (Algorithmen)

OMA ist in unserem Beispiel auch das Obere Management!

 

Damit die Einführung von modernen digitalen Werkzeugen erfolgreich sein kann, muss hier sprichwörtlich der Haussegen gewahrt werden. Und dieser ist nur (und ausschließlich!) dann sicherzustellen, wenn OMA klar vorgibt, wohin die Reise geht. OPA wird dann auch das Umsetzen was OMA sagt. (Kennen Sie das anders?)

 

Zusammenfassung:

Microsoft Teams ist ein grandioses Werkzeug um digital erfolgreicher zusammenzuarbeiten. Messbare Effizienzsteigerungen und deutlich verbesserte Kommunikation sind schon nach kurzer Zeit vorhanden.

Meine Erfahrung zeigt ganz klar und deutlich, dass eine erfolgreiche Einführung aus der IT heraus nur dann klappt, wenn die Führungsebene sich einerseits ganz klar positioniert und auch mit gutem Beispiel voran geht. Und doch ist das aus meiner Sicht nur die zweitbeste Variante.

Mein klarer Rat ist eine „Pilotgruppe“ zur Einführung von M365 und speziell Teams zu etablieren. Diese sollte nach Möglichkeit Mitglieder der Geschäftsführung(!) umfassen, damit notwendige Entscheidungen auf kurzem Weg getroffen werden können.

Diese Gruppe sollte auch Vertreter der einzelnen Bereiche, Abteilungen und Niederlassungen umfassen. Die IT Abteilung arbeitet in dieser Gruppe mit und unterstützt mit der technischen Sicherstellung des Systems. Diese Zusammenstellung (IT als technischer Dienstleister) hat sich ganz klar als bester Ansatz herausgestellt. Davon unbenommen kann der interne Projektleiter natürlich aus der IT Abteilung kommen, je nachdem wie das in Ihrem Unternehmen geregelt ist.

Anhand eines klaren Leitfadens für diese Pilotgruppe werden hier die „Leitlinien“ erarbeitet. Diese Pilotgruppe arbeitet an ECHTEN PROJEKTEN für einen Zeitraum von 6-8 Wochen und erstellt dabei eine sogenannte Kommunikations- und Kollaborationsmatrix. Diese ist die Grundlage dessen was wir in den folgenden Mitarbeiterschulungen weitergeben und die Grundlage dessen, wie wir künftig miteinander arbeiten wollen.

 

Merke:

Teams ist kein Zauberstab. Durch die Installation des Teams Client haben wir noch gar nichts gewonnen. Die erfolgreiche Einführung von Teams in ein Unternehmen ist ein Change-Projekt das das ganze Unternehmen betrifft. Keine „einfache“ Softwareeinführung.

 

Verwenden sie in der Pilotgruppe keine „Beispielprojekte“ oder „Testprojekte“ – diese haben die Eigenschaft Weihnachten und Ostern auf einen Tag fallen zu lassen und gleichzeitig tropft Wasser nach oben. Sprich, es werden die unmöglichsten Szenarios generiert um zu sehen was alles nicht geht anstatt sich darauf zu konzentrieren wie wir die vorhandenen Werkzeuge bestmöglich für die Erreichung unserer Ziele verwenden können und sollen.

 

Martin Pils, Juni 2020