Office365 und die Feuerwehr

"Wir können die Cloud nicht nutzen, weil wir eine Einsatzorganisation sind!"

"Aber im Falle eines Blackout können wir dann nicht arbeiten!"

Solche oder so ähnliche Argumente höre ich immer wieder, ich werde aber auch immer wieder von Feuerwehrkameraden gefragt wie man denn diesen scheinbaren Widerspruch lösen kann. Nach mehr als 10 erfolgreichen Office365 / Teams Umsetzungsprojekten in Unternehmen und einer handvoll in Feuerwehren habe ich den einen oder anderen Punkt kennengelernt.

Da ich selbst in der Feuerwehr sehr engagiert bin, berichte ich heute aus meiner Perspektive als IT-verantwortliche Führungskraft.

JA, eine Einsatzorganisation muss in der Lage sein auch im Notfall und Blackout Führungs- und Handlungsfähig zu bleiben.

Dennoch wird der überragende Teil unserer Aufgaben dann erledigt, wenn Strom und Internet einwandfrei zur Verfügung stehen. Diese bürokratischen und verwaltungstechnischen Aufgaben haben in den letzten Jahren enorm zugenommen.

Die Aufwendungen dafür steigen weiter und es ist Zeit für ein modernes arbeiten.

Bisherige Systeme haben die Datenhaltung im Feuerwehrhaus konzentriert. Ein Zugriff von Extern war nicht einfach realisierbar bzw. mit enormen Sicherheitsrisiken verbunden. VPN oder Fernwartungssoftware haben sich nicht bewährt. Daher sind die Kameraden ins Feuerwehrhaus gekommen, um dort Dateien zu bearbeiten. Was wiederum mit erhöhtem und meist nicht notwendigen Aufwand verbunden war.

In der eigenen Feuerwehr haben wir vor einiger Zeit damit begonnen, mithilfe OneDrive unseren Führungskräften mobilen und externen Zugriff auf Ihre Dokumente zu ermöglichen. So konnten die meisten Arbeiten an Dateien und Präsentationen von daheim aus erledigt werden. Dies kommt den Familien zugute. Der Einsatz von OneDrive hat sich sehr gut bewährt, weswegen wir den nächsten Schritt in Richtung "Kommunikation und Zusammenarbeit" mit Microsoft Teams nun gestartet haben.

Aktuelle Anwendungsfälle

• Zugriff auf die wichtigsten einsatzrelevanten Informationen stehen in einem zentralen Team "Einsatz" zur Verfügung.
• Einsatzrelevante Daten stehen selbst auf den Mobilgeräten der Führungskräfte jederzeit aktuell zur Verfügung.
• Externer Zugriff von überall, ermöglicht unseren Führungskräften ein unabhängiges arbeiten.
• Einsatzrechner halten die notwendigen Daten auch offline vor.
• Gemeinsame Projektbearbeitung in Teams sorgt für mehr Effizienz.
• Automatisierte Abläufe entlasten im täglichen Geschäft.
• Zu Sitzungen werden Kameraden die örtlich nicht anwesend sein können mittels Teams dazugeholt.
• Gemeinsame Dateiablage mit klaren Regeln ermöglichen dass immer das aktuelle Dokument zur Verfügung steht.

Natürlich haben wir auch für den Katastrophenfall vorgesorgt und ein entsprechender Notfallplan ermöglich uns eine Rückfallebene, bei der wir alle einsatzrelevanten Daten offline auf den Einsatzrechnern vorhalten. Auch ein zentrales Backup auf einem lokalen Server steht im Notfall zur Verfügung.

Die Überlegungen gehen aber über dieses Blackout Szenario hinaus. Wir haben uns auch Gedanken gemacht wie wir mit Bedrohungen durch Cyber Attacken wie Ransomware umgehen. Auch hier gibt es entsprechende Pläne, die unsere Handlungsfähigkeit auch dann aufrechterhalten.

Hier haben wir uns die Mechanismen von Office365 sehr genau angesehen und nutzen diese auch dafür.

Ist die Nutzung von Office 365 für Einsatzorganisationen möglich und sinnvoll?

Ich meine dass Office365 für die tägliche Arbeit eine ungemeine Erleichterung ist und die Effizienz bei den bürokratischen und verwaltungstechnischen Aufgaben ungemein steigert.

Es gibt kaum Gründe die dagegensprechen, bei genauer Betrachtung lassen sich auch Szenarien wie "Blackout" gut in einem Notfallplan umsetzen.

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